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劳动用工法律风险管理的原则和程序

2015-09-29 10:04:28来源:互联网热度:评论

一个人得了一场病,治好了,接下来,他应该做什么?改善他的工作生活习惯,强身健体,防止疾病卷土重来。但是,这个简单的道理没有能完全指导实践,很多单位一而再、再而三地发生劳动纠纷,却只将力气花在仲裁诉讼上,不去改善劳动用工日常管理,实在是不可理解。

劳动用工法律风险管理的原则和程序

劳动用工法律风险管理的原则和程序

一个人得了一场病,治好了,接下来,他应该做什么?改善他的工作生活习惯,强身健体,防止疾病卷土重来。但是,这个简单的道理没有能完全指导实践,很多单位一而再、再而三地发生劳动纠纷,却只将力气花在仲裁诉讼上,不去改善劳动用工日常管理,实在是不可理解。治已病不如治未病。未病如何治?以下将介绍劳动用工日常法律风险管理应遵循的原则和程序。

一、劳动用工法律风险管理原则

1、与整体管理水平相适应劳动法律风险管理要与企业整体管理水平相适应。法律风险管理是企业管理的有机组成部分,和企业战略管理、绩效管理、业务管理、信息管理等密切相关。法律风险的识别、分析、评价和控制等活动只有与企业整体管理水平相适应,才能取得良好的效果。一个上市公司的风险管理体系无法用在“十几个人七八条枪”的微小企业身上。一个生产企业的法律风险管理也不能照搬贸易企业的体系。

2、融入管理法律风险发生于企业的经营管理活动,其识别、分析、评价和应对都不可能脱离企业经营管理过程,法律风险管理必须融入企业经营管理过程,成为整个企业机器运转联动的一部分。只要企业这台机器在动,法律风险管理这个链条就在动。法律风险管理不是独立于企业管理之外的管理,必须是企业管理的一部分。

3、纳入决策企业所有决策都应综合考虑风险,以便将风险控制在企业可接受的范围内。劳动法律风险作为企业的重要风险范畴,也应纳入企业决策,成为重要考量因素。企业在涉及员工的任一决策事项都应考虑劳动法律风险。

4、全员参与劳动用工风险管理不是人力资源部门一家的事,如果其他部门、其他相关人员不参与不配合,就会成为漏水的木桶,掉链子的一环。因此,劳动法律风险管理,要落实到所有相关人员的岗位职责中。

5、全程管理法律风险产生于劳动用工的各个环节,从招聘、入职、试用、履行、变更、解除、终止,到退工的每个环节都有可能留下隐患,成为用工风险管理的致命伤,使得企业在诉讼中落败。

6、持续改进

劳动法律风险管理不是一劳永逸的事,没有一个完美的风险管理制度可以管用十年。法律风险管理是适应企业内、外部环境变化的动态过程,其各步骤之间形成一个循环往复的闭环。随着内外部环境的变化,企业面临的法律风险也在不断发生变化。企业应该持续不断地对各种变化保持敏感并做出恰当调整反应。

二、劳动用工法律风险管理程序

劳动法律风险管理贯穿于企业决策和用工管理的各个环节。具体流程包括:1.搜集法律风险环境信息,2.法律风险识别,3.法律风险分析,4.法律风险评价,5.法律风险应对,6.监督和检查。

1、搜集法律风险环境信息

进行劳动用工法律风险管理,不能不考虑和依从其环境背景,这是法律风险管理能够生根发芽的气候和土壤。劳动密集型和技术密集型企业肯定有不同的风险管理侧重、执法及监管环境是否严格也会影响到风险管理策略,此外,法律风险管理必须嫁接在现有的不可动摇的内部基本制度之上。

法律风险环境信息包括外部信息和内部信息。外部信息包括本行业的业务模式及特点、与本企业相关的劳动法律司法执法和守法情况、与本企业相关的劳动监管体制和机构、政策以及执行等情况、市场竞争情况,此外,对于跨区域经营的企业,还应关注不同地区间可能存在的劳动环境差异。

内部法律风险环境信息包括企业盈利模式和业务模式、企业的主要经营管理流程/活动、部门职能分工、法律事务工作及法律风险管理现状、本企业签订的重大合同及其管理情况、本企业发生的重大劳动法律纠纷案件或法律风险事件的情况。

2、法律风险的识别

法律风险的识别首先是查找企业各业务单元、各项重要劳动用工处理、各劳动用工业务流程中存在的法律风险,然后对查找出的法律风险进行描述、分类,对其原因、影响范围、潜在的后果等进行分析归纳,最终生成企业的法律风险清单。

为保证法律风险识别的全面性、准确性和系统性,可以从不同角度和分类上进行识别:①根据企业组织机构设置识别,即根据企业各业务管理职能部门/岗位的业务管理范围和工作职责的梳理,发现各机构内可能存在的法律风险。②根据法律风险源识别,即通过对法律环境、违规、违约、侵权、怠于行使权利、行为不当等梳理,发现企业存在的法律风险。③根据以往发生的案例识别,即通过对本企业或本行业发生的劳动案例的梳理,发现企业存在的法律风险。

在法律风险事件及法律风险名称确定后,应将这些事件统一列表,并在列表中补充每一风险事件适用的法律法规、风险动因、可能产生的法律后果、相关的案例、法律分析意见及其涉及的部门、经营管理流程等信息,最终形成企业的法律风险清单。

3、法律风险分析

法律风险分析是指对识别出的法律风险进行定性、定量的分析,考虑法律风险源或导致法律风险事件的具体原因、法律风险事件的发生的可能性及其后果,影响后果和可能性的因素,为法律风险的评价和应对提供支持。

4、法律风险评价

理论上,任何一个用工操作都存在法律风险,企业不可能将所有的法律风险一一规避,那样企业运行将寸步难行。企业必须在各种风险的分析结果之间进行比较,确定法律风险等级,进行抓大放小、区别对待,以帮助企业做出法律风险应对的决策。

在法律风险分析的基础上,综合考虑法律风险管理的目标、成本和收益、资源的投入安排等因素,对法律风险进行不同维度的排序,排序依据一般是法律风险事件发生可能性的高低、影响程度的大小以及风险水平的高低。

在法律风险水平排序的基础上,对照企业法律风险准则,可以对法律风险进行分级。

在法律风险排序和分级的基础上,企业可以根据其管理需要,进一步确定需要重点关注和优先应对的法律风险。

5、法律风险应对

法律风险应对是指企业针对法律风险或法律风险事件采取相应措施,将法律风险控制在企业可承受的范围。法律风险应对包括选择法律风险应对策略、评估法律风险应对现状、制定和实施法律风险应对计划三个环节。

根据法律风险的大小及防控成本高低,可以采取不同的法律风险应对策略,包括规避风险(绝不可以发生)、控制风险(控制在一定程度)、转移风险(将风险转移给其他主体)、接受风险(不是特别严重的风险且防控成本过高的,选择接受)和其他策略等。

如果企业对某些法律风险选取了规避、控制或转移的应对策略,则应该对这些法律风险的应对现状予以进一步的评估,以了解目前的法律风险应对存在哪些不足和缺陷,为制定法律风险应对计划提供支撑。

法律风险应对计划通常包括以下几种类型:

①资源配置类,指设立或调整与法律风险应对相关的机构、人员,补充经费或风险准备金等。如增加员工关系专员、聘请劳动法专项顾问;

②制度、流程类,指制定或完善与法律风险应对相关的制度、流程,如完善员工手册,制定解雇操作流程、入职流程;

③标准、指引类,指针对特定法律风险,编撰指引、标准类文件,供业务人员使用,如制定劳动用工操作手册;

④技术手段类,指利用技术手段规避、控制或转移某些法律风险;

⑤信息类,指针对某些法律风险事件发布告警或预警信息;

⑥活动类,指开展某些专项活动,规避、控制或转移某些法律风险,如集中清查全员劳动合同签订情况、员工手册签署情况、集中整理员工人事档案;

培训类,指对某些关键岗位人员进行法律风险培训,提高其法律风险意识和法律风险管理技能。

6、监督和检查

企业应实时跟踪内外部法律风险环境的变化,及时监督和检查法律风险管理流程的运行状况,以确保法律风险应对计划的有效执行,并根据发现的问题对法律风险管理工作进行持续改进。法律风险管理的监督和检查环节使得法律风险管理流程形成可持续运转的闭环,是法律风险管理能够持续改进的不可缺少的组成部分。


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