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组织设计管理中不相容职务的设定

2014-11-12 11:02:43来源:互联网热度:评论

不相容职务是组织设计和管理中常遇到的问题,不相容职务设置是组织机构设置的基础,在内部控制制度建设处于比较核心的地位。

不相容职务是组织设计和管理中常遇到的问题,不相容职务设置是组织机构设置的基础,在内部控制制度建设处于比较核心的地位。一般文章谈及不相容职务仅仅进行一些描述,或举几个例子,或仅仅说明内部控制要设置不相容职务,所以导致对于一些核心的问题就语焉不详,很少有人对不相容职务特点、性质、及设置不相容职务应遵守的原则等问题作深入探讨。本文谈谈与不相容职务有关的几个问题。

组织设计管理中不相容职务的设定

组织设计管理中不相容职务的设定

一、不相容职务的由来

不相容职务的设置缘于内部牵制,所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。不相容职务分离的核心是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约。

最早对不相容职务进行研究的是美国,美国在20世纪30年代就对不相容职务进行论述,目前国际上对于内部控制和不相容职务论述的源头来自于COSO委员会(Committee of Sponsoring Organizations OfThe Tread-way Commission)。1992年,COSO委员会提出报告《内部控制——整体框架》,1994年进行了增补。COSO委员会提出,内部控制是由企业董事会、经理阶层和其他员工实施的,为营运的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。它提出5个控制要素:控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监督,不相容职务就在控制活动之中。

事实上,只要存在委托授权——管理权与经营权分离就存在牵制,存在不相容职务。

二、不相容职务的分类

本文初步把不相容职务分为五类:强不相容职务和弱不相容职务;多环节不相容职务和少环节不相容职务;平行不相容职务和交叉不相容职务;均衡不相容职务和非均衡不相容职务。

1.强不相容职务和弱不相容职务。仓库保管与财务记录之间的不相容程度是大于总账与明细账之间的不相容程度的。完全不能由一人来处理相关业务的不相容职务我们可以称之为强不相容职务;部分相容我们可以称之为弱不相容,弱不相容职务可以由一人来处理。完整的业务可以分解为许多环节,间隔愈相近不相容的程度愈强;与实物、现金有关的涉及财产安全的业务属于强不相容;一项业务流程的上、下环节中和本企业外部相联系,该职务与其他职务强不相容。

2.平行不相容职务不同业务循环的职务之间,职务是完全不兼任的是平行不相容职务。交叉不相容是指不同循环之间的某些职务由相同的人兼任或交叉担任,例如购货与收款循环的授权-执行-记录-验货-审核-付款-保管与销售与收款循环的授权-执行-收款-审核-发货记录。平行不相容职务之间同类业务是兼任的,例如,这两个循环中的记账、收付款都可以是一个人,但是两个循环中的某两个相邻的不相容职务不能在两个循环中互为上下位关系,这样会导致不相容职务设置的失效。

3.多环节不相容职务,我们把有专职的五个以上的环节的不相容职务体系化为多环节不相容职务。

一般我们提及一个单位的会计人员最少有两个,即出纳和会计,我们往往忽视审批环节这个隐性的会计职务。不相容职务最少有三个环节。

4.均衡不相容职务是指不相容职务之间地位平等,不存在领导与被领导的关系,这样的设置可以起到制衡的作用。非均衡不相容职务是指职务之间有从属关系,下为属于上位领导,或某一环节控制其它环节。均衡的不相容职务往往比不均衡不相容职务更能起到制横作用,但是串通的风险在增大。

此外,不相容职务还有动态与静态之分。


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