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为什么员工自主安排工作会比公司分配任务效率低?

2017-04-18 11:08:27来源:互联网热度:评论

很多职业的工作内容都是完成既定的一系列任务,比如医生给病人看诊,教师给学生批改作业,保险经纪处理保险金请求等。为了提高效率,不少公司会制定一系列的日程安排,要求员工按照既定顺序完成任务。

很多职业的工作内容都是完成既定的一系列任务,比如医生给病人看诊,教师给学生批改作业,保险经纪处理保险金请求等。为了提高效率,不少公司会制定一系列的日程安排,要求员工按照既定顺序完成任务。但具体到工作日常,员工们还是有一定自由:他们可以选择完全依照公司既定日程,也可以按照自己的节奏完成工作

在互联网日益发达,移动设备、办公软件越来越成为生活日常的当下,员工们现在越来越容易获得这种工作节奏自主权。我们都希望相信自己最懂得如何使自己的工作效率最大化,但最新研究显示自主工作往往会比按照既定日程更低效,哪怕对象是最有经验的员工。

在哈佛商学院的一项联合研究中,学者们试图对两个问题提出解答:1. 是什么因素让员工选择偏离公司既定的任务日程?2. 当员工选择自主安排工作时,相应的工作表现效率如何?

为了找出答案,他们分析了一家大型放射服务公司2005年7月到2007年12月的近276万份相关员工效率数据。通常不同类型的片(包括X射线、CT、MRI、超声波等)是由公司中央排序系统分配的,而专家工作就是不断地看片及作出相关诊断。由于放射科专家的一切工作都在计算机内完成,研究员们得以跟踪每张片子的接受及处理时间从而作出分析。一般来说,每个专家一次要看5-6张片,而这就是选择区别的地方:公司按照“先到先处理”原则排工序,而专家有按照自己工作习惯决定看片顺序的自由。

研究发现,42%的时候放射专家会偏离既定系统排序。原因有下:

经验 – 随着专家工作年限增加,偏离既定工序的可能性会呈每年提高18.4%的趋势。

畏难 – 同时面对容易和困难的案例时,人性心理会偏向选择先把容易的完成,再集中精力完成复杂的任务。

分类 – 一些专家会按照不同分类集中处理同类型片子,比如先看X射线,然后是脑扫描等。

这种个人工序偏离对实际工作表现有什么影响呢?首先可以确认的是,没有任何证据可以证明提高效率会对专家工作质量造成影响。在80份样本的抽查里,只有0.3%的情况收到仅仅轻微的投诉。这些放射专家收到足够多的专业训练,并且深刻意识到质量与速度两者对病人的重要性。

个人偏离的影响更多是体现在平均处理速度的下降:平均读片时间增加了13%,这种损失的时间对公司造成了潜在收入损失,具体在研究对象的公司里就是每年原本可以节省2494小时,提高3%的年收益。也就是说,个人偏离工序会降低放射科专家的平均工作效率;尽管偏差造成的时间差异会随着经验增长而减小,但在最开始时这种差异仍足以抵消2年的工作经验效率。

一般来说,个人选择要比公司制度化排序来得更灵活的假设是有一定道理的,就像分类处理要比严格遵守先到先处理原则更高效一样。人为偏离工序的问题在于“选择任务”本身花费的时间往往远远大于既定工序:很明显,前者需要权衡哪项任务对个人效率最有益,而后者不需要花时间犹豫。这种权衡时间有其两面性:它能允许个人对既有工序进行创新和改进,但也有可能因为花时间太久最后导致损失大于获益。

这对我们有何启示?

在大型公司里,经理层应允许拥有一定自主决策权

以一个大型零售连锁公司为例,本地店长经理由于比总部更了解当地市场,应在定价、产品展示或品牌市场营销方面拥有一定自主决策权。当然,这种自主权也需要经过恰当考量,使市场效果大于决策成本。

对一线基层员工则应制定更具体的执行策略

尽管公司制定工序难保尽善尽美,允许一线基层员工自主制定任务工序最终可能导致实际效率降低。因此更具体的统一工序策略及完善的员工反馈机制将是更好的选择。

网友评论:

以我经验来说,中央集权决策也可以引致地方执行低效,因为总部的决定可能并没有考虑到地方特点,而基层员工可能会因失望而变得更低效。也许这项研究适用于放射科等科研方面,但却不一定对其他专业也适用。

这些结果可能对程序化任务适用,但对涉及发现未知内容的工作情况又是否适用呢?我是做产品运营的,公司会发一系列的运营任务,但如果完全按照公司既定那一套来的话最后可能会导致延迟学习和自我纠正的过程,最后还是得花时间重新检查任务完成得有没有问题。

在处理工作邮件时,我自己总是试着按照紧急情况来决定回复顺序。但到最后其实反而是老老实实地按照先后顺序是最高效的呢。

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